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留学申请套磁:如何给教授正确地发邮件?

新东方网 2019-09-06 10:00于娜

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  无论是在留学申请阶段跟教授联络、套磁,还是入学后交作业、和教授沟通学术问题,都离不开发邮件。但发给教授的邮件到底应该怎么写?有些“雷”恐怕你踩了都不自知。小编今天就带着大家聊聊给教授写邮件这个技术活!

  写邮件常见雷区

  我们先来看看下面这封邮件:

留学申请套磁:如何给教授正确地发邮件?

  简单来说,这个邮件踩的雷包括:

  邮件表述不正式

  内容失当

  没有问候

  字里行间满满的错误拼写

  语气颐指气使

  ……

  这个案例当然十分夸张,但大家却可能在不经意间犯和上面邮件一样的错误,甚至不自知。

  这些问题都反映出学生并不知道如何和教师进行有效的邮件沟通。

  如何正确地写邮件

  有效的写作表达需要根据阅读对象、写作目的和写作类型来调整语言表述。给朋友发emoji表情、缩略语当然没问题,但对教授来说就非常不合适。

  要想写好一封给教授的邮件,学生可以注意以下几点:

  1、邮件主题表述清晰

  邮件主题写成“修辞学分析论文”显然要比“HELP!!!!!”恰当。

  另外,有些同学或因匆忙而忘记填写邮件标题,但是邮件主题空着不填也是教授的重要雷点。

  2、写好称呼和签名

  一些学生邮件的正文开头就是“Hi”,却没有“您好”或“下午好”的基本问候,显得礼貌不足。

  另外要用教师的title和姓氏来称呼更为恰当,比如XX教授(Prof. Xavier)或XX博士(Dr. Lee),所以在写邮件前,可以通过院系官网或者LinkedIn查一查老师的背景和教育程度。如果无法了解到相关信息,通常用Professor比较保险。

  结尾处,不要把系统自动的“邮件从iPhone发出”当成邮件结尾,一定要写上自己的名字或设置邮件签名,结尾不要忘记祝福语,比如“Best wishes”或者“Sincerely”。

  3、用标准拼写、大小写、标点和语法

  看到“idk what 2 rite about in my paper can you help??”,教授可能会觉得火星文一样莫名其妙,“I am writing to ask about the topics you suggested in class yesterday.” 就更让教授感到舒适。对于留学生而言,语法和拼写更容易出错,也容易出现词不达意的现象,发邮件前要注意检查。

  4、发邮件前,先自己掌握能获得的信息

  如果你发邮件问教授的内容,是自己很容易就查得到的内容,就显得很不走心。但如果你在写邮件时提到自己已经查过了课程大纲、问过同学,才来找教授询问,就显得自己非常负责。比如 “昨晚留了什么作业?”和“我翻找了课程大纲和网站,但确实没能找到本周末的课程作业是什么”之间就高下立判。

  5、别太理直气壮

  很多教授觉得现在学生提要求时过度理直气壮。

  比如学生想要立刻获得帮助、希望消掉缺课记录或认为迟交作业的理由应该被教授接受而不受惩罚,但这些在教授看来恐怕都是不负责任的行为。

  试想一下,教授打开邮件后看到这样的内容会是什么心情:“抱歉我今天缺课了,因为我喝多了,发邮件就是确认下我没错过什么重要内容吧??”

  如果真的做错了,就需要主动承担,首先要做的是在邮件中承认自己的错误或不足:“我没有充分安排好时间,我接受您对迟交作业的任何惩罚。”在此基础上,在结合一些理由为自己求情,会比直接为自己开脱好看一些。

  6、写邮件要有“人性”

  一些学生给教授写邮件时,全篇都是正事:课程大纲、成绩、缺课、作业……无法面对面交流的情况下,只谈正事容易让人感觉冷冰冰。

  写邮件要有“人性”并不是要你拍教授的马屁,但可以在邮件中提到教授在课堂上讲到某一部分很有帮助,或者分享一些你认为与课程有关的新闻链接。借由这种形式也能够逐渐与教授建立良好的关系。

  除了上面这些,一些老师会在教学大纲或者其他地方写明自己对邮件的一些要求,比如自己哪些日期不方便回复邮件,比如邮件仅回答课程和学术问题,不回复个人情况。所以学生可以留意老师是否设置了邮件要求。

  写邮件言简意赅,不要跑题太远。写邮件不是聊天,长篇大论讲故事、抒发感想也会占用教授的时间。

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(责任编辑:Hui)

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