信函和传真的格式 收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。

　　标准的商业书信由以下三个部分组成： 1、信头 2、信文 3、信尾

　　一、信 头

　　在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。

　　发信人地址

　　一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。 传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。

　　发信日期

　　日期的书写有以下两种模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。

　　收信人地址

　　收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。 传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。

　　指定收信人姓名

　　在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。 如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。

　　称 呼

　　商业信件和传真常用以下方式开头：

　　1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);

　　2、Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且写信人知道对方的性别);

　　3、Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);

　　4、Dear Sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。

　　称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。

　　事 由

　　写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。

　　二、信 文

　　全齐头式(full-blocked)书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。

　　在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。

　　三、信 尾

　　传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名)，而书信的信尾内容则相对较长。

　　结尾敬辞

　　一般来说，书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。

　　信末签名

　　写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：

　　Yours faithfully

　　For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

　　Yvonne Chong

　　Ms Yvonne Chong

　　Regional Sales Manager (Singapore)

　　信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。

　　口述者/打字员姓名缩写

　　下面表中是信函或传真的口述者和打字员的姓名缩写。

　　口述员 　　　　　　打字员 　　　　　　姓名缩写

　　- 　　　　　　　　Sim Loo　　　　　　 Lee sll

　　Cheng Fook Jam 　　Chan Chuen Fye　　 CFJ/ccf

　　Chew Yit Lin Chin 　　Kein Hoong Chew　 Yit Lin/ckh

　　Grahame T Bilbow　　 Foo Tuan Seik 　　　GTBilbow:fts

　　Goh Bee Hua　　　　　 Han Swee Lean　　 GBH:HSL

　　附 件

　　如果信件或传真还附有其他文件，就必须在文中注明。附件说明通常位于口述者/打字

　　员姓名缩写之后。可以采用以下几种方法：

　　·Estimate enclosed

　　·2 Enc./Enclosuree 2

　　·Enclosure

　　·Enclosures:

　　1. 2000 Price list

　　2. Catalogue

　　抄 送

　　如果除主要收信人之外，信件或传真还需抄送第三者时，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(复写本;副本)。有时，如果发信人不想让收信人知道信件或传真还要抄送给别人，就用“bcc”(“blind carbon copy”无信头副本)代替“cc”，标注在不发给收信人的影印件的下方。

　　附 笔

　　商业信函或传真中的“附笔”(缩写为“PS”)用于补充本人的说明。“附笔”位于左边空白齐头处，在“附近”或“抄送”等说明之下空一行。 页码说明

　　商业信函如果超过一页，随后的各页可以在页首加注说明收信人姓名、页码及日期。如：

　　Mrs. H Itakura

　　Page 2

　　14 June 200-

　　在商业信函中，页码有时位于距页顶一英寸的左边空白处，与信文之间空两行。

　　信 封

　　信封显然只适用于商业信件。信封上收信人地址的格式必须与内文的写法一致，即齐头式，单行间隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中间空两行。也可以在收信人地址的第一行中直接写上收信人的姓名和职衔。

　　传真格式

　　传真的首页一般都印有现成的信头格式，只需填入写信人和收信人的姓名、地址、传真号码、页数和日期等内容即可。

　　宽式标点对严式标点

　　在商业信函中，宽式标点比严标点更为常用。

　　使用严式标点意味着客户地址的每一行结尾都要加逗号，每个缩写词(包括客户姓名的首字母缩写)后面都要加点号(如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr. J. R. Liu)。

(实习编辑：高奕飞)