二.便笺和电子邮件的结构和措辞

　　u 便笺和电子邮件必须条理清楚、证据恰当、措辞得体，这样才能达到预期的目的。

　　1、格式

　　例子：

　　Internal Memorandum

　　To: Anne Bell

　　From: Graham Davis

　　Date; 23 March 1992

　　Subject: Office Furniture

　　We need some comfortable chairs for visitors to go in the managers’ office.

　　Can you arrange it?

　　Weneed 10 chairs in either beige or dark brown. The maximum you can spend is $ 500.

　　便笺和电子邮件的格式。

　　⑴ 信头：

　　① 便函信头

　　由于便函是内部沟通，所以没有必要写信内地址、回信地址或称谓。所有便函基本上都有同一的格式，即分成四部分：发信人、收件人、日期和主题。另外在便函开头还要写“MEMORANDUM”或“MEMO”字样。

　　② 电子邮件信头

　　电子邮件的格式类似于便函格式，包括From(发信人姓名), To(收信人),Cc(副本收信人，隐匿副本收信人)及 Subject(文件名，信件主题)等项目。 其中不可缺少的是To 和Subject 两个项目，其他项通常可以根据使用者的需要增加或删除。