信文的内容一般包括：

　　I. 致：(To:)

　　说明便笺或电子邮件的收件人。在便笺中，这一栏可以写收件人的姓名

　　或职衔，也可以把两者都写上。

　　u 选择哪一种写法主要看写信人的职务以及和对方的关系。

　　u 收件人称呼怎么写还取决于机构的规模和作风。

　　u 此外，称呼的方式还受到便笺内容的影响。

　　u 电子邮件中， 一定要使用对方的电子邮件地址。 电子邮件地址包括五个部分：前缀名;符号;机构名称;机构类别、代表政府部门、代表军事组织;国别或地区代码。

　　II. 由：(From:)

　　说明便笺或电子邮件的发送人。和“致”这一栏一样，发件人的写法也要考虑四个方面：发件人在自己任职的机构中的职位、发件人和收件人的关系、机构的规模和作风、便笺的内容。

　　III. 日期：(Date:)发电子邮件时，日期一般由电脑自动插入。

　　1. 日期的写法有两种，“日-月-年”(如12 June 1998)或“月-日-年”(如

　　June 12,1998);

　　2. 书写日期时不要使用缩写形式，序数词(如：1st, 2nd, 3rd等)和月份都不能缩写;

　　3. 如果使用“日-月-年”格式，月和年之间不要加逗号。

　　IV. 事由：(Subject:)

　　事由必须写得明白易懂，使人一目了然。事由写得好可以突出信文的目的，引起收件人对重点内容的注意。

　　(2) 信文：

　　写便笺和电子邮件时，在格式方面还应注意以下几点：

　　1. 首先，便笺和电子邮件不同于信件或传真，无须使用称呼(如“Dear Mr Soo”)。

　　2. 同样，便笺和电子邮件中也无须使用公式化的结尾敬辞。

　　3. 便笺一般无须签名，只是在信文后写上自己的姓名和姓名缩写就可以了，也可以什么都不写。有些电子邮件软件可以使用数码插入方式签名。

　　4. 如果便笺或电子邮件需要抄送其他人，应在信头注明。

　　5. 便笺和电子邮件中，无须写上打字员的姓名。

　　6. 便笺和电子邮件的正文部分，段落内采用单行间隔，段落之间采用双行间隔。

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（编辑：杨帆）